Ein Umschlag kommt an. Oben links ist das Logo des Finanzamts aufgedruckt. Der Text darin ist dicht, formell und komplett auf Deutsch. Es gibt eine Referenznummer, ein Datum und irgendwo in den Absätzen versteckt vermutlich eine Frist.
An diesem Punkt geraten die meisten Expats ins Stocken. Manche legen den Brief beiseite und hoffen, dass er sich von selbst erledigt. Das tut er nicht. Die gute Nachricht: Die meisten Briefe vom Finanzamt sind Routine und gut zu bewältigen, sobald Sie wissen, womit Sie es zu tun haben. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, welchen Brief Sie erhalten haben, was er bedeutet, was zu tun ist und was tatsächlich passiert, wenn Sie nichts unternehmen.
Die 4-Tage-Regel, die Sie zuerst kennen sollten
Bevor Sie sich mit irgendetwas anderem in dem Brief befassen, schauen Sie sich das Datum des Poststempels an. Nicht das heutige Datum. Den Poststempel.
Nach §122 der Abgabenordnung (AO) gilt ein Brief vom Finanzamt rechtlich als am vierten Tag nach dem Datum des Poststempels zugestellt. Ihre Frist beginnt ab diesem Zustellungsdatum, unabhängig davon, wann Sie den Umschlag tatsächlich geöffnet haben.
Hier ein konkretes Beispiel: Der Brief wurde am 1. September abgestempelt. Zugestellt gilt er am 5. September. Wenn der Brief Ihnen eine einmonatige Widerspruchsfrist einräumt, ist Ihre Frist der 5. Oktober. Nicht der 5. November ab dem Tag, an dem Sie ihn geöffnet haben. Nicht 30 Tage ab heute. Der 5. Oktober.
Das ist das Wichtigste, was Sie zuerst prüfen sollten. Viele Expats verlieren ihr Widerspruchsrecht einfach, weil sie von einem falschen Datum aus gerechnet haben.
Die häufigsten Briefe vom Finanzamt
Steuerbescheid
Ein Steuerbescheid ist das Ergebnis einer Steuererklärung. Er zeigt Ihnen, wie viel Steuern Sie für das Jahr schulden oder wie viel Sie zurückbekommen. Es ist der häufigste Brief vom Finanzamt, den angestellte Expats erhalten.
Aufforderung zur Abgabe der Steuererklärung
Dieser Brief bedeutet, dass das Finanzamt von Ihnen verlangt, eine noch nicht abgegebene Steuererklärung einzureichen. Es handelt sich um eine verbindliche rechtliche Aufforderung, keine Empfehlung.
Mahnung
Eine Mahnung bedeutet, dass Sie Steuern schulden und diese noch nicht bezahlt haben. Sie folgt auf einen Steuerbescheid, auf den Sie nicht reagiert haben, oder auf eine versäumte Vorauszahlung.
Einkommensteuervorauszahlung
Dieser Brief legt vierteljährliche Steuervorauszahlungen fest, basierend auf der Schätzung Ihres Jahreseinkommens durch das Finanzamt. Er betrifft vor allem Freiberufler und Selbstständige, kann aber auch angestellte Expats mit nennenswertem Nebeneinkommen erreichen.
Mitteilung zur Lohnsteuerbescheinigung
Dieser Brief bestätigt, dass Ihr Arbeitgeber Ihre jährliche Lohnsteuerbescheinigung beim Finanzamt eingereicht hat. Er fasst Ihr Einkommen, Ihre Steuerklasse und die Abzüge des Jahres zusammen.
Bestätigung der Fristverlängerung
Dies bestätigt, dass Ihrem Antrag auf Fristverlängerung stattgegeben wurde, und nennt Ihre neue Frist.
Die ersten 5 Minuten nach dem Öffnen eines Finanzamt-Briefs
So reagieren Sie richtig
Einspruch einlegen
Nutzen Sie dies, wenn Sie mit einem Steuerbescheid nicht einverstanden sind. Der Einspruch muss schriftlich erfolgen, Ihr Aktenzeichen und Ihre Steuernummer nennen, klar zum Ausdruck bringen, dass Sie Einspruch einlegen, und kurz begründen, warum. Reichen Sie ihn über ELSTER (das offizielle Steuerportal unter elster.de) oder per Post bei Ihrem Finanzamt ein. Er muss innerhalb eines Monats nach dem Zustellungsdatum eingehen.
Fristverlängerung beantragen
Nutzen Sie dies, wenn Sie eine erforderliche Erklärung nicht fristgerecht abgeben können. Kontaktieren Sie das Finanzamt telefonisch oder schriftlich, bevor die Frist abläuft. Verlängerungen werden bei rechtzeitiger Anfrage meist einmalig um 4 bis 8 Wochen gewährt. Nach Ablauf der Frist werden sie nur selten gewährt.
Offenen Betrag bezahlen
Überweisen Sie den im Brief genannten Betrag auf das dort angegebene Konto des Finanzamts. Geben Sie Ihre Steuernummer als Verwendungszweck an. Bestätigen Sie die Überweisung vor der Frist bei Ihrer Bank.
Steuer-ID vs. Steuernummer
In Ihrem steuerlichen Leben in Deutschland tauchen zwei unterschiedliche Nummern auf. Die meisten Expats verwechseln sie. Briefe vom Finanzamt beziehen sich auf die eine, nicht auf die andere.
Ihre Steuer-ID (Steueridentifikationsnummer) ist eine dauerhafte, elfstellige Nummer, die jedem in Deutschland gemeldeten Menschen zugewiesen wird. Sie ändert sich nie, auch nicht bei einem Umzug oder Jobwechsel. Sie erscheint auf Ihrer Gehaltsabrechnung und wird von Ihrem Arbeitgeber genutzt, um Ihr Einkommen an das Finanzamt zu melden.
Ihre Steuernummer wird von Ihrem örtlichen Finanzamt vergeben und für die gesamte direkte Korrespondenz mit dem Finanzamt verwendet. Sie ändert sich, wenn Sie in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Finanzamts ziehen. Briefe vom Finanzamt nennen im Feld Aktenzeichen fast immer Ihre Steuernummer, nicht Ihre Steuer-ID.
Wenn Sie neu in Deutschland sind und noch keine Steuernummer erhalten haben, rechnet Ihr Arbeitgeber die Lohnabrechnung vorübergehend über Ihre Steuer-ID ab, bis eine Steuernummer zugewiesen wird.
Was tun, wenn Sie den Brief nicht lesen können?
Der Briefscanner von XpatAI ist die schnellste Option. Fotografieren Sie den Brief, und er erklärt in einfacher Sprache, was der Brief sagt, was er verlangt und bis wann. Er funktioniert für alle gängigen Brieftypen vom Finanzamt und unterstützt 11 Sprachen.
Bei komplexen Situationen, etwa einem hohen Steuerbescheid, den Sie anfechten möchten, mehreren Jahren nicht abgegebener Erklärungen oder einer Vollstreckung, ist ein Steuerberater die richtige Wahl. Dessen Honorare sind gesetzlich geregelt und oft steuerlich absetzbar. Ein Lohnsteuerhilfeverein ist eine günstigere Alternative für unkomplizierte Fälle bei angestellten Expats.
Die meisten Briefe vom Finanzamt sind Routine. Bei den anderen bleibt Ihnen genug Zeit zu handeln, solange Sie Ihre Frist vom richtigen Datum aus berechnen.
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